Już w 2018 roku celem implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2017/1132/UE z dnia 14 czerwca 2017 roku w sprawie niektórych aspektów prawa spółek, ustawą z dnia 26 stycznia 2018 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, wdrożono wiele uprzednio niestosowanych w polskim ustawodawstwie rozwiązań tj. m.in. obowiązek składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej.

Wskazana ustawa przewidywała podejmowanie stopniowych działań prowadzących do pełnej elektronizacji postępowań rejestrowych.

Z perspektywy dzisiejszego stopnia zaawansowania technologicznego, rozwiązanie wydawało się być niezbędne dla efektywnego działania zarówno przedsiębiorców jak i sądów rejestrowych.

Pomimo iż wskazana ustawa została ogłoszona w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej już na samym początku 2018 roku, wejście w życie części przedmiotowych regulacji było wielokrotnie odraczane. Początkowo wdrożenie zmian przewidziane było na dzień 1 marca 2020 r., następnie na dzień 1 marca 2021 r. Następnie w dniu 28 stycznia 2021 roku w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej ogłoszona została ustawa z dnia 21 stycznia 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw, zgodnie z którą wejście w życie elektronicznego postępowania rejestrowego dla podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców przesunięto finalnie na dzień 1 lipca 2021 r. W praktyce data ta okazała się być ostateczną datą wdrożenia przedmiotowych zmian odnoszących się przede wszystkim do przedsiębiorców.

Najważniejszą modyfikacją pozostaje, że w przypadku woli procedowania wpisu podmiotu, w tym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki jawnej do Krajowego Rejestru Sądowego, bądź też podejmowania dalszych czynności w odniesieniu do podmiotów podlegających wpisowi do Rejestru obligatoryjna pozostaje forma elektroniczna.

Wyjątkiem są podmioty podlegające wpisowi do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego. Co prawda w stosunku do tych podmiotów istnieje możliwość złożenia wniosku za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, jednak nie jest to forma obligatoryjna, a dodatkowa obok dotychczasowej formy pisemnej.

Należy podkreślić, że wniosek złożony w innej formie niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w tym w formie pisemnej, podlegać będzie zwróceniu bez wezwania do uzupełnienia braków. Pewnym ułatwieniem pozostaje jednak, że w razie zwrócenia wniosku może on być ponownie złożony w terminie 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie, wywołując skutek od daty jego pierwotnego wniesienia.

Jak dotychczas, wniosek o wpis będzie mógł zostać podpisany przez stronę, jak i przez pełnomocnika. W pierwszym przypadku podpis złożony zostanie w formie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego. Odnośnie profesjonalnych pełnomocników możliwe będzie również samodzielne uwierzytelnienie dokumentów stanowiących podstawę wpisu do rejestru. Oznacza to, że między innymi radca prawny czy adwokat będzie uprawniony do podpisania skanu dokumentu i przesłania go do sądu rejestrowego z pominięciem obowiązku przekazywania dokumentu w oryginale w standardowej formie pisemnej.

Strona chcąca złożyć wniosek samodzielnie będzie musiała skorzystać z uwierzytelnienia dokumentów przez notariusza albo w terminie 3 dni od daty złożenia wniosku elektronicznie, dosłać do sądu rejestrowego oryginał dokumentu albo jego odpis.

Procedura zostanie również uproszczona jeżeli do wniosku konieczne będzie załączenie aktu notarialnego. Niezwłocznie po sporządzeniu aktu, który podlega zgłoszeniu do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, jego elektroniczny wypis zostanie przez notariusza umieszczony w Repozytorium. Gdy przedsiębiorca wskaże we wniosku składanym do KRS numer wypisu aktu notarialnego w Repozytorium, po wpłynięciu wniosku dokument zostanie do niego automatycznie dołączony.

Zmiany dotyczą też akt rejestrowych podmiotów objętych wpisem do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Obecnie, obligatoryjnie prowadzone będą one wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Co do zasady ustawodawca nie przewidział jednak elektronizacji dokumentów powstałych przed nowelizacją.

Oznacza to, że pozostaną one w wersji papierowej, nie podlegając przetworzeniu na akta prowadzone w systemie teleinformatycznym. Jednocześnie akta rejestrowe prowadzone w systemie teleinformatycznym nie podlegają przetworzeniu na postać papierową. Mając na uwadze powyższe, nowelizacja nie modyfikuje zawartości akt rejestrowych, a wyłącznie zmienia ich formę.

Choć początkowo te relatywnie znaczące zmiany mogą stanowić utrudnienie dla składających wnioski do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego tj. zarówno przedsiębiorców jak i profesjonalnych pełnomocników, długofalowo mogą się jednak przyczynić do usprawnienia działania sądów rejestrowych. Zgodnie z założeniem, elektroniczne złożenie wniosku ma być łatwiejsze niż dotychczasowe, a system ma być na tyle intuicyjny, że będzie eliminować ryzyko wystąpienia błędów podczas wypełniania e-formularza.

Autor: Karolina Bennich – Radca prawny

Źródło zdjęcia: https://pl.freepik.com/